Planificar adecuadamente, nos permite tener un punto de arranque, al conocer qué y cómo vamos a administrar los recursos con que contamos, definiendo hacia dónde vamos, independientemente de que en el camino sea necesario hacer cambios, de acuerdo con el comportamiento del medio.
Planificar para administrar
Cuando se planifican las operaciones de una organización, se enfatiza la necesidad de conocer:
- Dónde estamos: requiere que dispongamos de datos sobre el segmento de mercado en que estamos compitiendo, con quién o con quiénes, qué tipo de servicios similares existen u otros competidores específicos que hagan más difícil la introducción, distribución o prestación de servicios al cliente/paciente.
- A dónde vamos: equivale a saber los objetivos específicos que se quieren alcanzar en un tiempo determinado, es decir, a corto, mediano y largo plazos. Esto promueve una planificación estratégica que nos dirá el cómo vamos a conseguir esos objetivos específicos, con metas medibles y estrategias específicas, en el tiempo programado.
- Cómo voy a financiar las operaciones: equivale a identificar las fuentes de financiamiento que utilizaremos para respaldar financieramente las operaciones, pudiendo ser recursos propios, préstamos bancarios u otras fuentes.
- Cómo vamos a controlar: necesitamos conocer la forma en que las operaciones serán respaldadas con evidencias físicas, para saber en qué nos encontramos al momento y qué información existe al respecto, lo cual evita robos, corrupción, fraude, etcétera.
- Cómo y a quién vamos a informar: es necesario definir a las personas, empresas, socios y organizaciones controladoras (como la parte tributaria); esa identificación marcará el volumen de información que se debe producir, formatos, confidencialidad, prioridades de entrega, etcétera.
- Debilidades y Fortalezas: requiere, por supuesto, que represente la evidencia de la existencia de los recursos para poner en funcionamiento las operaciones, gastos, costos, ingresos y demás desembolsos que son necesarios, así como las posibilidades específicas de financiamiento.
- Proceso y procedimientos: es necesario disponer de los manuales de procedimientos, que integren las funciones con los pasos específicos para ejecutar los procesos, lo cual ayuda a un mejor desenvolvimiento y efectividad de las personas que están actuando, según los manuales.
- Quienes son los socios: inversionistas y entes controladores, este conocimiento nos permite producir la información y atención que se les debe dar a cada uno de ellos, incluyendo la información que las leyes exigen, así como aquella que tiene que ver con la responsabilidad social; incluso, la necesidad de información, puede ser considerada una base para decidir sobre la tecnología a utilizar.
Cuáles herramientas utilizar
- Diagnóstico de la situación actual: esta herramienta nos permite conocer varios aspectos del interior y exterior de la organización, para decidir las cosas que son necesarias hacer para solucionar los aspectos negativos y aprovechar los positivos, tanto del interior, como del exterior de la organización.
- Planificación Estratégica: para poder emprender las actividades en orden y con las mejores opciones que nos lleven a obtener buenos productos, con metas medibles y resultados que tomen en cuenta todos los costos; se hace necesario planificar las operaciones en forma estratégica que nos lleve a resultados específicos.
- Evaluación de la Calidad: las evaluaciones de cualquier actividad son el mecanismo más idóneo para disponer de información que nos permita reorientar esa actividad en forma periódica, la gerencia dispone de un nivel de supervisión que es la primera línea de soporte de la calidad, además de los evaluadores independientes de las operaciones como la auditoría interna y externa, a través de sus recomendaciones.
- Administración del Talento Humano (Competencias): el talento humano es el que da movimiento a las acciones de la organización, por lo que hay que administrarlo adecuadamente para que esté en condiciones de responder a los estímulos negativos y positivos que se dan en el mercado y sus competidores, lo cual requiere de la identificación de innovadores y líderes.
- Capacitación y actualización permanente: la capacitación es el medio para hacer del personal un elemento activo dentro de sus funciones y los objetivos de la organización, la capacitación con verificaciones de sus resultados, es la forma más idónea para fortalecer no solo el conocimiento, sino la operatividad de la organización, lo cual permite la ubicación adecuada de los talentos.
- Tecnología de la información: toda organización utiliza la tecnología para disponer de información inmediata que le permita reaccionar frente a estímulos negativos e informar a los relacionados que necesiten conocer de las acciones de la organización y sus resultados; además, la información hace que las organizaciones sean auditables y verificables sus operaciones y resultados, con lo que se puede hablar de transparencia.
- Marketing y servicio al cliente: la venta de los servicios y el servicio al cliente hacen prosperar cualquier negocio. Recordemos que, en la actualidad, a raíz de tanta competencia en el mercado, vendemos siempre SERVICIO.
Definir indicadores de gestión
- Los indicadores de gestión: dependiendo de los servicios que se brinden, pueden variar enfatizando en algunos casos; sin embargo, existen algunos que suceden en cualquier negocio; siendo los siguientes:
- Estratégicos. Son riesgos que deben tomarse en cuenta para planificar las operaciones y son la forma de cómo se va a actuar para brindar los servicios, creciendo en la medida que las políticas de la organización requieran.
- Operacionales. Son los riesgos que pueden ocurrir en el cómo hacemos las cosas, es decir en las decisiones que hacen las acciones y transacciones diarias.
- Financieros. Riesgos que pueden disminuir las disponibilidades para financiar las operaciones que ayuden a obtener resultados que beneficien a la organización.
- Tecnológicos. La disponibilidad de los sistemas y equipos tecnológicos que cubran las necesidades de la organización y permitan disponer de las registros e información necesarios y oportunos, los cuales dan valor al uso de la tecnología, maximizando su uso y oportunidad.
- Recursos Humanos. Como ya se dijo, los seres humanos somos los que hacemos buenos o malos, eficientes o deficientes los sistemas, por lo que hay que ubicarlos bien, remunerarlos bien, capacitarlos bien, proporcionarles herramientas necesarias, para evitar que ocurran riesgos que impidan su buen funcionamiento.
Todos los riesgos se ven reflejados en los resultados de la gestión, en la calidad de los activos, la suficiencia patrimonial, la rentabilidad, en el flujo de fondos, en el cumplimiento de los objetivos, en las metas y sus resultados.
Actividades bien planificadas nos llevan a disponer de negocios y servicios favorables a las dos partes, clientes/pacientes e inversionistas/ profesionales de la salud; el servicio médico no es la excepción, más bien es un campo muy importante que puede crecer con facilidad, porque se han internacionalizado y uno de los ejemplos es el turismo médico.
Este contenido, es la continuación del artículo Planificación del desarrollo de la profesión médica.
